Privacyverklaring Infosentry NV

Bij Infosentry NV hechten we veel waarde aan jouw privacy en we willen je dan ook zo goed mogelijk informeren en controle geven over wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt. Infosentry NV verbindt zich ertoe dit te respecteren om je een zo optimaal mogelijke ervaring te bieden.

Afhankelijk van jouw relatie met Infosentry NV verzamelen en gebruiken we (andere) persoonsgegevens voor specifieke doeleinden. Deze worden in deze privacyverklaring nog verder toegelicht.

1. Wie zijn we?

Deze privacyverklaring gaat uit van Infosentry NV met maatschappelijke zetel gevestigd te Veldkant 33A – 2550 Kontich en ondernemingsnummer 0895.228.638.

Wanneer je onze website bezoekt, met ons communiceert en/of deelneemt aan onze evenementen, kunnen er mogelijks bepaalde persoonsgegevens van jou verwerkt worden. Hieronder vind je meer informatie over de verschillende verwerkingsactiviteiten die op jou van toepassing kunnen zijn.

2. Bezoeken van onze website

Wanneer je een bezoek brengt aan onze website, is het mogelijk dat wij persoonsgegevens van jou verwerken.
 

2.1 Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens

Wij verzamelen en verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het analyseren en verbeteren van jouw website-ervaring (mits jouw expliciete toestemming);
  • Het personaliseren en afleveren van advertenties (mits jouw expliciete toestemming);
  • De communicatie wanneer jij contact met ons opneemt via deze website of een ander digitaal kanaal (op basis van jouw impliciete toestemming);
  • Het behandelen van jouw vragen, verzoeken en klachten rond privacy.
 

2.2 Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wanneer je onze website bezoekt kunnen we persoonsgegevens verwerken met behulp van onlinetechnieken zoals cookies, trackers, scripts en soortgelijke technologieën (hierna ‘cookies’ genoemd).

Afhankelijk van je cookie-instellingen kunnen volgende soorten cookies informatie over jou verzamelen: (1) noodzakelijke cookies die strikt noodzakelijk zijn om de website goed te laten functioneren. Deze categorie bevat alleen cookies die zorgen voor basisfunctionaliteiten en beveiligingsfuncties van de website. (2) functionele cookies die helpen bij het uitvoeren van bepaalde functionaliteiten, zoals het delen van de inhoud van de website op sociale mediaplatforms, het verzamelen van feedback en andere functies van derden. (3) prestatiecookies om de belangrijkste prestatie-indexen van de website te begrijpen en te analyseren; (4) analytische cookies om te begrijpen hoe bezoekers omgaan met de website; (5) marketing cookies om bezoekers te voorzien van relevante advertenties en marketingcampagnes; en (5) andere cookies die worden geanalyseerd en die nog niet in een categorie zijn ingedeeld. Je kan op elk moment jouw voorkeuren hieromtrent aanpassen via de cookie-instellingen.

Meer informatie over de cookies die we gebruiken kan je terugvinden in onze cookieverklaring.

Wanneer je contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, kunnen we mogelijks ook volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Identificatie- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer.
  • Andere gegevens mogelijks spontaan meegedeeld in het contactformulier: beroeps gerelateerde gegevens, persoonlijke bijzonderheden, etc.
 

2.3  Wat is de wettelijke basis om jouw persoonsgegevens te verwerken?

Infosentry NV verwerkt jouw gegevens in het kader van je bezoek aan onze website op basis van jouw expliciete of impliciete toestemming. Het is belangrijk om te weten dat je deze toestemming te allen tijde kan intrekken door contact met ons op te nemen via onderstaande contactgegevens. Deze intrekking heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde voor de intrekking van je toestemming.

Verwerkingen waarvoor we beroep doen op jouw expliciete toestemming: 

  • Het analyseren en verbeteren van jouw website-ervaring;
  • Het personaliseren en afleveren van advertenties;
  • De communicatie wanneer je contact met ons opneemt via het contactformulier op onze website.

Verwerkingen waarvoor we beroep doen op jouw impliciete toestemming: 

  • De communicatie wanneer je contact met ons opneemt via e-mail of een ander digitaal kanaal;
  • Het behandelen van jouw vragen, verzoeken en klachten (omtrent privacy).
 

2.4   Hoe hebben wij jouw persoonsgegevens verkregen?

Wij verkrijgen jouw persoonsgegevens rechtstreeks wanneer je ons deze meegeeft bij je communicatie. Verder worden jouw persoonsgegevens door ons of onze systemen gegenereerd of aangevuld (bv. door het gebruiken van onze website).

 

2.5   Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij verbinden ons ertoe je persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk om de bovenvermelde doeleinden te realiseren. Zo wordt communicatie gevoerd via onze website, via e-mail of een ander digitaal kanaal systematisch gearchiveerd en verwijderd wanneer de communicatie is afgerond en het archiveringsproces voor e-mail of sociale media is afgerond.

Meer informatie over de bewaartermijnen van de cookies die we op onze website gebruiken, kan je terugvinden in onze cookieverklaring.

3. Solliciteren bij Infosentry NV

Wanneer je (spontaan) solliciteert voor een functie bij Infosentry NV, verwerken wij jouw persoonsgegevens.
 

3.1 Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens

Wij verzamelen en verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden;

  • Het rekruteren en selecteren van medewerkers voor openstaande of toekomstige vacatures;
  • Latere rekrutering en selectie voor eventuele andere vacatures;
  • Het aanleggen van een wervingsreserve.
 

3.2 Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Infosentry NV verwerkt voor het contact met jou als sollicitant volgende persoonsgegevens:

  • Identificatie- en contactgegevens
  • Andere gegevens mogelijks vermeld op jouw CV en/of motivatiebrief:
    • Persoonlijke kenmerken
    • Sociale contacten
    • Psychische gegevens (bijvoorbeeld een beschrijving van uw persoonlijkheid of karakter)
    • Samenstelling van het gezin
    • Vrijetijdsbesteding en interesses
    • Academisch curriculum
    • Beroepsbekwaamheid
    • Professionele ervaring
    • Lidmaatschap van/deelname in beroepsorganisaties
    • Huidige betrekking
    • Loopbaan
    • Bedrijfskundegegevens (cfr. (gedeeltelijke) invaliditeit)
    • Huidig loon
    • Huidige extralegale voordelen
    • Rijksregisternummer
 

3.3  Wat is de wettelijke basis om jouw persoonsgegevens te verwerken?

Infosentry NV verwerkt jouw gegevens in het kader van je sollicitatie vanuit de concrete interesse die je in Infosentry NV als bedrijf hebt geuit. Jouw sollicitatie en het sollicitatieproces worden daarom volledig vanuit jouw (impliciete) toestemming uitgevoerd. Tot slot wordt bij het aanleggen van een wervingsreserve jouw expliciete toestemming hiervoor gevraagd. Het is belangrijk om te weten dat je deze toestemming te allen tijde kan intrekken door contact met ons op te nemen via onderstaande contactgegevens. Deze intrekking heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde voor de intrekking van je toestemming.

Wanneer Infosentry NV zelf actief werft, verwerken wij ook persoonsgegevens over jou. Dit gebeurt enkel op basis van gegevens die publiek over jou beschikbaar zijn (bv. op platformen zoals LinkedIn en Google) of gegevens die aan ons bezorgd werden door derden. Deze verwerking gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van Infosentry NV. Je kan hiertegen steeds bezwaar maken volgens de voorwaarden zoals beschreven bij ‘recht op bezwaar’ in het hoofdstuk ‘Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen’.

Tot slot geven we mee dat we uitgaan van ons gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens in het kader van ons wervingsproces aan de met ons verbonden en geassocieerde vennootschappen door te geven. Dit doen we uiteraard steeds met het oog op het vinden van een voor jou geschikte opdracht. Je kan hiertegen steeds bezwaar maken volgens de voorwaarden zoals beschreven bij ‘recht op bezwaar’ in het hoofdstuk ‘Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen’.

 3.4   Hoe hebben wij jouw persoonsgegevens verkregen?

Wij verkrijgen de persoonsgegevens die je met ons meedeelt tijdens je (spontane) sollicitatie. In geval van actieve werving kunnen we jouw persoonsgegevens ook verkrijgen via derden zoals selectiebureaus en/of openbare platformen.

 

3.5   Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij verbinden ons ertoe je persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk om de bovenvermelde doeleinden te realiseren.

  • Bij niet weerhouden sollicitanten beperken we ons tot 1 jaar na sollicitatie. Daarna zullen je persoonsgegevens actief worden verwijderd of geanonimiseerd.
  • Bij sollicitanten binnen onze wervingsreserve bewaren we de persoonsgegevens zolang de toestemming niet wordt ingetrokken en tot maximaal 3 jaar na sollicitatie. Daarna zullen je persoonsgegevens actief worden verwijderd of geanonimiseerd.

4. Deelnemer van onze evenementen

Wanneer je deelneemt aan een evenement georganiseerd door Infosentry NV of één van haar partners, verwerken wij persoonsgegevens over jou.
 

4.1 Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens

Wij verzamelen en verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden;

  • De organisatie van het evenement,
  • De communicatie in aanloop naar of naar aanleiding van het evenement.

 

4.2 Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Infosentry NV verwerkt voor het contact met jou als deelnemers je identificatie- en contactgegevens.
 

4.3  Wat is de wettelijke basis om jouw persoonsgegevens te verwerken?

Infosentry NV verwerkt jouw gegevens in het kader van je deelname vanuit de concrete interesse in het evenement. Je wordt uitgenodigd omdat je eerder met een medewerker van ons contact had, interesse in producten en diensten hebt geuit en/of die producten en diensten hebt afgenomen. Jouw deelname wordt verder volledig vanuit jouw (impliciete) toestemming uitgevoerd.
 

4.4   Hoe hebben wij jouw persoonsgegevens verkregen?

Wij verkrijgen de persoonsgegevens rechtstreeks wanneer je die je met ons meedeelt bij de inschrijving of wanneer je tijdens een eerder contact al gegevens aan ons hebt bezorgd.
 

4.5   Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij verbinden ons ertoe je persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk om de bovenvermelde doeleinden te realiseren. Omdat we het nuttig vinden te weten aan welke evenementen je eerder deelnam beperken we ons tot 3 jaar na plaatsvinden van het evenement. Na die datum zullen gegevens over je deelname actief worden verwijderd of geanonimiseerd.

5. Met wie kunnen wij jouw persoonsgegevens delen?

Infosentry NV geeft jouw persoonsgegevens niet door aan derde partijen tenzij aan derde partijen die onze dienstverlening, sollicitatie- en personeelsadministratieprocessen en/of organisatie van het evenement (als verwerkers) ondersteunen.

Sommige van onze databanken zijn toegankelijk voor derde partijen die werken in onze opdracht en die ons bijstaan bij het leveren van onze producten en diensten. Denk bijvoorbeeld aan het hosten van onze website, het ontwikkelen en beheren van onze applicaties of het aanbieden van onze communicatieplatformen. De doorgifte van je gegevens gebeurt enkel voor die doeleinden als waarvoor Infosentry NV je gegevens zelf verwerkt en is beperkt tot die gegevens die zij nodig hebben voor het uitoefenen van hun taak in onze opdracht. Wij zien erop toe dat zij, net zoals wij, je gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en wij voorzien daarvoor adequate contractuele waarborgen.

In alle andere gevallen berust een doorgifte van persoonsgegevens aan een derde partij op een wettelijke verplichting, jouw (expliciete) toestemming of ons gerechtvaardigd belang. Je wordt daarover ook steeds transparant ingelicht (met uitzondering van de wettelijke voorziene uitzonderingen).

Tot slot moeten we meegeven dat aan de hand van cookies in sommige gevallen ook gegevens worden gedeeld met derde partijen. Meer informatie daarover kan je terugvinden in onze cookieverklaring.

6. Is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming?

Infosentry NV voert op geen enkele van bovenstaande verwerkingen van persoonsgegevens een actie uit waardoor van ‘geautomatiseerde besluitvorming’ geen sprake is. Er worden op basis van deze verwerkingen dus geen besluiten genomen die automatisch rechtsgevolgen of andere significante gevolgen hebben voor jou als persoon.

7. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Infosentry NV stelt alles in het werk om de toegankelijkheid, confidentialiteit en integriteit van je persoonsgegevens continu te (blijven) garanderen. Infosentry NV heeft een ISO27001 gecertificeerd information security management system (ISMS) en treft aldus de nodige maatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen. Dat houdt onder meer in dat het aantal medewerkers dat toegang heeft tot je persoonsgegevens zorgvuldig wordt geselecteerd en strikt wordt beperkt. Bovendien wordt steeds de impact op jouw privacy uitgebreid geanalyseerd om je rechten, de veiligheid en bescherming van je persoonsgegevens te garanderen. We zetten daarbij zowel in op het implementeren van technische maatregelen alsook het opleiden van onze medewerkers om de confidentialiteit, integriteit en beschikbaarheid van jouw gegevens te verzekeren. Mocht zich onvoorzien een incident voordoen waarbij je persoonsgegevens betrokken zijn, verwittigt Infosentry NV je volgens de wettelijk voorziene voorwaarden.

8. Jouw privacyrechten

Je hebt als individu het recht op:

  • Inzage in je persoonsgegevens
  • Overdraagbaarheid van je persoonsgegevens
  • Aanpassing (rectificatie) van je persoonsgegevens indien deze foutief of onvolledig zijn
  • Tijdelijke of definitieve beperking van de verwerking van je persoonsgegevens*
  • Wissing van je persoonsgegevens* **

* Je moet er bij deze rechten rekening mee houden dat Infosentry NV mogelijk niet langer in staat is contact met jou op te nemen.

** Infosentry NV behoudt zich het recht om te bepalen of en in welke mate je verzoek gerechtvaardigd is. In sommige gevallen zijn we verplicht ons aan enkele wettelijke bewaartermijnen te houden, waardoor we je verzoek tot gegevenswissing niet kunnen inwilligen. In dat geval zullen wij wel evalueren welke persoonsgegevens we desgevallend reeds kunnen wissen en je daarvan op de hoogte stellen.

Bij klachten over de verwerking van jouw persoonsgegeven of de naleving van deze privacyverklaring door Infosentry NV, vragen wij jou om eerst met ons contact op te nemen via onderstaande contactgegevens. Ben je van oordeel dat wij je geen afdoende antwoord kunnen bieden, kan je ook steeds met de Gegevensbeschermingsautoriteit contact opnemen. Meer info hierover kan je hier nalezen.

9. Onze contactgegevens en die van de Gegevensbeschermingsautoriteit

Voor verdere vragen, verzoeken of klachten omtrent de verwerking van je persoonsgegevens kan je terecht bij de privacy coördinator van Infosentry NV.

Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen Privacycommissie): www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger

10. Wijziging van de privacyverklaring

Infosentry NV behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen, binnen de beperkingen van de toepasselijke reglementering inzake privacy en gegevensbescherming.

Versie: 6 november 2023

Meer informatie over onze services?

Ons team komt graag bij u langs